Durch die Bereitstellung von Systemen sind Aufgaben standardisierter geworden, so dass es genaue Vorgaben und Informationen zu Handlungsabläufen gibt, die die Arbeit erleichtern. Wichtige Informationen zu Standardprozessen können im Intranet abgerufen werden. Hier ist aufbereitet, wie z. B. bestimmte Anträge zu stellen sind und welche Hilfsmittel dazu benötigt werden.
„Ein Beispiel für ein System, ist da ein prozessmodulierendes System, das sind bestimmte Kernprozesse sind wirklich grafisch aufbereitet und für jeden Mitarbeiter im Intranet verfügbar, so dass ich weiß, wie läuft ein bestimmter Antrag, das ist eben sichtbar, man kann es genau erkennen und auch die Hilfsmittel, die ich brauche, es gibt unser Personalsystem, wo man das eben elektronisch beauftragt, hab ich direkt einen Link zum Beispiel zum Dokument, PDF, was auch immer, was ich dafür brauche, um meine Arbeit anzuschieben. Das ist schon einfacher.“ (Interview 6)
Weitere Informationen, die durch die Digitalisierung einfacher und transparenter zur Verfügung stehen, betreffen z.B. die Urlaubsplanung. Über den eigenen Urlaub können schnell Informationen abgerufen werden, aber auch – sofern von den Beschäftigten freigegeben – die Planung von anderen Kolleg*innen.
Das Angebot an Informationen durch die Verfügbarkeit verschiedener Informationskanäle ist groß. Im Zusammenhang mit E-Mail-Kommunikation wird die Problematik des cc-Setzens deutlich, durch die viele unnötige Informationen zu bearbeiten sind. Die Möglichkeit, auf eine Vielzahl an Kommunikationskanälen zugreifen zu können, erfordert einen kompetenten Umgang damit.
„Da setz ich mal schnell noch den noch in Kopie, den noch in Kopie, hab ich alle informiert und alle damit noch fünf Minuten beschäftigt.“ (Interview 6)
„Die Tools machen es natürlich leichter, wenn ich nur ein Tool hätte, früher hatte ich nur E-Mails zum Beispiel, das kriege ich irgendwann nicht mehr gemanagt, wenn mein Netzwerk wächst, wächst das, was da zwischendurch stattfindet exponentiell. Und dann hab ich, wenn ich da ein paar Hundert Leute habe, mit denen ich da agiere, das krieg ich nicht mehr gemanagt. Da läuft mein E-Mail-Eingang einfach über. Ich kann gar nicht mehr alle E-Mails lesen. Deswegen sind die neuen Sachen sowas wie Lync oder so, um mal schnell eine Anfrage zu stellen, reicht es ja oder um schnell anzurufen oder so.“ (Interview 3)
„Also ja, das verteilt sich über die Kanäle, aber trotzdem muss ich damit zurechtkommen. Und ich muss das auch abschalten können. Ich habe hier auf dem Handy zum Beispiel, kriege ich meine Dienstemails und irgendwann mach ich es halt aus. Ja und das ist wieder eine persönliche Fähigkeit des Mitarbeiters. Es gibt Leute, die kommen damit nicht zurecht, dann wird es irgendwann zu viel. Die können dann auch im Urlaub nicht abschalten, weil sie ständig da draufgucken. Es gibt andere Leute, die sagen „ich bin jetzt im Urlaub“, bleibt liegen das Ding, so what, kümmert sich mein Vertreter drum. Das hat weniger was mit der Technik zu tun, das muss ich persönlich hinkriegen.“ (Interview 3)
Für die Arbeit stehen überwiegend alle erforderlichen Informationen zur Verfügung.