Wissen wird dokumentiert und in Manualen oder projektbezogenen Unterlagen festgehalten. Hier besteht jedoch noch Verbesserungsbedarf. Die Herausforderung besteht darin, Wissen möglichst breit zu streuen und Beschäftigte flexibel für verschiedene Aufgaben einsetzen zu können, gleichzeitig aber eine hohe Spezialisierung dieser Beschäftigten zu gewährleisten. Hier wird ansatzweise bereits durch interne Weitergabe von Wissen versucht, dieses auf mindestens zwei Personen zu verteilen, zum Beispiel bei Beschäftigten im Softwarebereich.
Auch wenn Wissen zum Teil in Manualen dokumentiert wird, ist es schwierig, längere Abwesenheiten von Kolleg*innen z.B. aufgrund von Elternzeit, auch angesichts von Fachkräftemangel, zu kompensieren. Auch wird bei Abwesenheiten von Kolleg*innen mitunter mangelnde Kommunikation zwischen Abteilungen oder fehlende Dokumentation deutlich, was beispielsweise Absprachen mit Kunden oder andere Sachverhalte betrifft.