Zur Datenerfassung bzw. -pflege und zum Daten- bzw. Informationsaustausch steht das wikibasierte Intranet, SharePoint und andere interne Software/Anwendungen zur Verfügung, auf das über einen Client auch ortsunabhängig zugegriffen werden kann. Diese Systeme sind über Schnittstellen miteinander verknüpft. Nachfolgend findet sich eine Auswahl von Funktionen, die es erfüllt:
- So wurden zur Pflege von personalbezogenen Daten Self-Services eingeführt, die die Beschäftigten für die Urlaubsplanung und -verwaltung, Zeiterfassung und für Änderungen in Bezug auf Konto- oder Adressdaten nutzen. Die Zeiterfassung wird manuell im System eingegeben. Kontierung erfolgt freiwillig und auf Vertrauensbasis.
- Ebenfalls (manuell) erfasst wird die Zeit, die auf die einzelnen Kundenprojekte verwendet wird. Daraus errechnet sich die Auslastungsquote. Ziel ist eine hohe Auslastungsquote, d.h. ein Großteil der gearbeiteten Stunden auf Kundenprojekte zu verbuchen.
- Über das System lässt sich auch der Status der einzelnen Mitarbeiter*innen erkennen (offline vs. online). Der Umgang mit aufgezeichneten personenbezogenen Daten ist innerhalb des Unternehmens klar geregelt.
- Auch die Raumplanung und Vergabe vom Meeting-Räumen am Standort erfolgt digital über dieses zentrale System.
- Im Intranet sind zahlreiche unternehmensbezogene Informationen abgelegt, wie z.B. zu standardisierten Unternehmensprozessen, auf die alle Beschäftigten Zugriff haben.
Die Abrechnung von Dienstreisen erfolgt über einen Cloud-Anbieter, zu dem die Belege aktuell noch als Papierversion verschickt werden. Gegenwärtig wird ein System eingeführt, in dem die Beschäftigten über eine App die Belege fotografieren und papierlos zur Abrechnung verschicken.