4.3.1 Intranet/Sharepoint

Zur Daten­er­fas­sung bzw. -pflege und zum Daten- bzw. Infor­ma­ti­ons­aus­tausch steht das wiki­ba­sierte Intra­net,  Share­Point und andere interne Software/Anwendungen zur Ver­fü­gung, auf das über einen Client auch orts­un­ab­hän­gig zuge­grif­fen werden kann. Diese Sys­teme sind über Schnitt­stel­len mit­ein­an­der ver­knüpft. Nach­fol­gend findet sich eine Aus­wahl von Funk­tio­nen, die es erfüllt:

  • So wurden zur Pflege von per­so­nal­be­zo­ge­nen Daten Self-Ser­vices ein­ge­führt, die die Beschäf­tig­ten für die Urlaubs­pla­nung und -ver­wal­tung, Zeit­er­fas­sung und für Ände­run­gen in Bezug auf Konto- oder Adress­da­ten nutzen. Die Zeit­er­fas­sung wird manu­ell im System ein­ge­ge­ben. Kon­tie­rung erfolgt frei­wil­lig und auf Ver­trau­ens­ba­sis.
  • Eben­falls (manu­ell) erfasst wird die Zeit, die auf die ein­zel­nen Kun­den­pro­jekte ver­wen­det wird. Daraus errech­net sich die Aus­las­tungs­quote. Ziel ist eine hohe Aus­las­tungs­quote, d.h. ein Groß­teil der gear­bei­te­ten Stun­den auf Kun­den­pro­jekte zu ver­bu­chen.
  • Über das System lässt sich auch der Status der ein­zel­nen Mitarbeiter*innen erken­nen (off­line vs. online). Der Umgang mit auf­ge­zeich­ne­ten per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten ist inner­halb des Unter­neh­mens klar gere­gelt.
  • Auch die Raum­pla­nung und Ver­gabe vom Mee­ting-Räumen am Stand­ort erfolgt digi­tal über dieses zen­trale System.
  • Im Intra­net sind zahl­rei­che unter­neh­mens­be­zo­gene Infor­ma­tio­nen abge­legt, wie z.B. zu stan­dar­di­sier­ten Unter­neh­mens­pro­zes­sen, auf die alle Beschäf­tig­ten Zugriff haben.

Die Abrech­nung von Dienst­rei­sen erfolgt über einen Cloud-Anbie­ter, zu dem die Belege aktu­ell noch als Papier­ver­sion ver­schickt werden. Gegen­wär­tig wird ein System ein­ge­führt, in dem die Beschäf­tig­ten über eine App die Belege foto­gra­fie­ren und papier­los zur Abrech­nung ver­schi­cken.