Beteiligung
Entscheidungen zu Change-Prozessen werden in verschiedenen Gremien unter Einbezug des Betriebsrates getroffen. Dieser steht außerdem in einem offenen Austausch mit der Geschäftsführung und den Führungskräften. Bei grundlegenden Veränderungen muss der Betriebsrat laut Betriebsverfassungsgesetz zustimmen. Jedoch gestalten sich Veränderungsprozesse mitunter auch schleichend und nicht immer ist von Beginn an deutlich, welches Ausmaß Veränderungen annehmen werden bzw. welche Folgen für die Beschäftigten damit verbunden sein werden.
Eigene Ideen und Verbesserungspotentiale können die Beschäftigten im Intranet eingeben. Halbjährlich findet in einem Improvement Board unter Nutzung verschiedener Quellen (z.B. Gespräche, Intranet) die Sammlung und Konsolidierung dieser Ideen statt, welche dann in Form von Entscheidungsvorlagen mit der Geschäftsführung besprochen werden. Über Veränderungsprojekte, die umgesetzt werden, wird im Intranet informiert und diese im Laufe der Umsetzung von Kommunikation begleitet.
Dabei besteht eine Schwierigkeit darin, bei der Auswahl von Tools, Frameworks und Prozessen die individuellen Wünsche und Vorstellungen der Beschäftigten berücksichtigen zu wollen und gleich-zeitig aber nur eine Lösung aus vielen auswählen und implementieren zu können.
In die Pilotierung von technologischen Veränderungsprozessen werden frühzeitig Führungskräfte, Beschäftigte und der Betriebsrat einbezogen. Auch werden Entscheidungen wie z.B. die Auslagerung des E-Mail-Systems erklärt, um sie vor allem auch für die betroffenen Beschäftigten nachvollziehbar zu machen. Dabei wurde als ein wesentlicher Aspekt, z.B. der Automatisierung, die Arbeitsentlastung genannt, die durch die Veränderung erreicht werden soll.
„Es bestehen Ängste, ja. Man braucht ein Weilchen, um diesen Pfad zu gehen, das passiert nicht von alleine und man muss lange den Kollegen das erklären, bis sie merken, dass sie es gar nicht mehr schaffen.“ (Interview 2)
Reaktionen
Wenngleich das Unternehmen bemüht ist, alle Beschäftigten mit Blick auf Veränderungsprozesse zu involvieren und sie „mitzunehmen“, gelingt das nicht bei allen mit dem gewünschten Erfolg.
So treffen Veränderungen auf über Jahre etablierte Prozesse und Vorgehensweisen, die sich nur schwer auflösen lassen.
„Es gibt noch Kollegen, die haben lange mit Fax gearbeitet, aber dass man wegkommt von dieser Email-Kommunikation zu so einer Kommunikation in diesen Netzwerken, in diesen Zusammenarbeitsplattformen geht. Dass man nicht mehr Inhalte jeder für sich auf dem Desktop oder in einem Team File Share ablegt, sondern dass man das Netzwerk nutzt.“ (Interview 5)
Auch stellen sich die betroffenen Beschäftigten die Frage, welche Aufgaben sie dann zukünftig übernehmen werden. Es wird darüber hinaus von allgemeinen Ängsten bezüglich der Veränderungen gesprochen.
„Wir haben intern im Unternehmen genauso Hürden bei der Digitalisierung wie andere Unternehmen […] Es ist nicht selbstverständlich, dass die Changes ohne weiteres hingenommen werden.“ (Interview 2)
Die Perspektive, standardisierte und sich wiederholende Prozesse nicht mehr manuell durchführen zu müssen, steigert die Akzeptanz der Veränderungsprozesse bei den Beschäftigten.
Die Automatisierung von Rechnungsfreizeichnungen stieß zunächst auf Widerstand bei den betroffenen Beschäftigten. Langfristig wird darin jedoch eine Entlastung gesehen.
„Und wenn man sich jetzt mit den Kollegen unterhält, da kann man sich immer gar nicht mehr vorstellen, dass man da vor drei Jahren oder so noch alles Mögliche da freizeichnen musste. Aber es wird natürlich nicht unbedingt positiv gesehen. Also jetzt wird es neutral betrachtet. Zum Zeitpunkt, wo das passiert ist oder wo das innerhalb der Organisation entschieden worden ist, gab es da schon erhebliche Widerstände zu überwinden.“ (Interview 4)