Die Grenzen der Assistenzsysteme liegen im Moment darin, dass ein gemeinsames Verständnis dafür gepflegt werden muss, welche Informationen wo zu finden sind. Die Mitarbeiter*innen müssen in die Nutzung eingearbeitet und jedes neue Tool erlernt werden. Dies ist besonders wichtig, da die persönlichen Vorlieben und die Akzeptanz gegenüber einer Softwarelösung, über deren Nutzung entscheiden. Insgesamt zeigt sich, dass die Reduktion auf wenige Tools und demnach ein bewusstes Abwägen vor einer eventuellen Einführung wichtig sind. Ähnliches gilt für die Inhalte bei der Archivierung, da viele Protokolle im Nachhinein gar nicht oder wenig genutzt werden. Als effektiver wird im Unternehmen die bewusste gemeinsame und unmittelbare persönliche Arbeit an dem jeweiligen Thema wahrgenommen.